iP24/Dokumenty

dokum

Moduł iP24/Dokumenty stanowi bazę dla automatyzacji procesów realizowanych przy wykorzystaniu dostępnych w module funkcjonalności. Implementacja procesu poprzedzona jest analizą i przygotowaniem formalnego opisu, będącego podstawą do stworzenia odpowiedzialnych za realizację procesu komponentów aplikacji. W wypadku, kiedy klient dysponuje formalnym opisem automatyzowanego procesu, następuje jedynie jego weryfikacja pod kątem optymalnego wykorzystania możliwości aplikacji.

Jednocześnie moduł iP24/Dokumenty oferuje szereg standardowych funkcjonalności opisanych poniżej.

Moduł iP24/Dokumenty umożliwia ewidencjonowanie korespondencji elektronicznej (e-maile), papierowej (faksy i pisma), kontaktów (dane adresowe, notatki), terminów (spotkania), a także zadań produkcyjnych i handlowych oraz innych dokumentów wewnętrznych i administracyjnych.

Użytkownik korzysta z aplikacji za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Dostęp do aplikacji iP24 jest chroniony procedurą uwierzytelniającą – uprawniony użytkownik musi podać własne dane logowania – nazwę konta użytkownika oraz hasło dostępu.

Rozwiązanie to charakteryzuje krótki czas wdrożenia i łatwość adaptacji użytkowników do przyjętych w aplikacji sposobów pracy.

Niemal wszystkie informacje przechowywane i przetwarzane w ramach modułu iP24/Dokumenty są zapisywane w bazie danych, jako dokumenty. Każdy z dokumentów charakteryzuje się stałymi elementami interfejsu użytkownika, w szczególności panelem przypisania praw do dokumentu.

W module iP24/Dokumenty istnieje możliwość przypisania uprawnień do danego dokumentu poszczególnym osobom oraz całym jednostkom organizacyjnym firmy. Dotyczy to każdego, dowolnego dokumentu, który można tworzyć i edytować w aplikacji.

Dla uporządkowania i ułatwienia użytkownikom korzystania z aplikacji zdefiniowano kilka podstawowych typów dokumentów wykorzystywanych w iP24/Dokumenty.

Dokumenty typu wychodzące pisma to wszelkiego rodzaju korespondencja, którą po wprowadzeniu do systemu, a następnie wydrukowaniu wysyłamy w tradycyjny, sposób (pocztą, faxem, kurierem) lub za pomocą poczty elektronicznej.. Moduł iP24/Dokumenty umożliwia wprowadzanie, porządkowanie i katalogowanie tego typu dokumentów, jest, zatem narzędziem, które ułatwia zarządzanie także tradycyjnymi zbiorami korespondencji. Oprócz dokumentów wychodzących, tworzonych bezpośrednio w iP24/Dokumenty, dla zachowania ciągłości obiegu dokumentacji w firmie, a także w celu zapewnienia dostępu do wszelkiego rodzaju korespondencji, ofert, zleceń itp. prac mających istotne znaczenie dla funkcjonowania firmy, aplikacja umożliwia wprowadzanie do bazy aplikacji także dokumentów, które otrzymujemy od innych firm i osób.

Przychodzące pismo to dokument, który trafia do firmy tradycyjną drogą. Najczęściej za pośrednictwem poczty bądź jest dostarczany przez kuriera. Tego typu dokumenty również należy wprowadzić do bazy aplikacji. Jest to ułatwione dzięki wbudowanej funkcji wprowadzania pism przychodzących.

Istotną funkcją modułu iP24/Dokumenty jest uruchamiany niezależnie moduł obsługi poczty elektronicznej. System zarządzania pocztą elektroniczną w iP24/Dokumenty został zintegrowany z pozostałymi modułami aplikacji. Dzięki temu korespondencja elektroniczna optymalnie koreluje z przepływem dokumentów w firmie. Każdy uprawniony użytkownik aplikacji otrzymuje dostęp do własnej skrzynki pocztowej o pojemności definiowanej przez administratora w ramach firmowego systemu poczty elektronicznej, zintegrowanego z iP24/Dokumenty. Istnieje prosty mechanizm przekazywania korespondencji elektronicznej do bazy dokumentów modułu iP24/Dokumenty.

iP24/Dokumenty daje możliwość\ wysyłania poczty elektronicznej bezpośrednio z aplikacji – w ten sposób cała biznesowa korespondencja, również ta e-malowa, znajduje się w jednej bazie, a nie w skrzynkach pocztowych poszczególnych pracowników.

W korespondencji firmowej niezwykle istotną cechą jest zachowanie standardowych form adresowania oraz możliwość łatwego przygotowywania etykiet adresowych. Za pomocą funkcji modułu iP24/Dokumenty można sformatować i wydrukować etykiety adresowe.

Przy dużej liczbie tradycyjnej korespondencji (nieelektronicznej) rozsyłanej przez firmę, niezwykle przydatną funkcją jest automatyczne wygenerowanie książki podawczej, którą można wydrukować.

Oprócz dokumentów powiązanych z firmami, kontrahentami, zleceniodawcami itp., wśród firmowej dokumentacji znajdują się także dokumenty wewnętrzne. Dokument wewnętrzny dotyczy wyłącznie firmy, w której powstaje. Dokumentem wewnętrznym mogą być okólniki, regulaminy, procedury wewnętrzne, czyli pisma kierowane wyłącznie do pracowników naszej firmy. Moduł iP24/Dokumenty umożliwia wprowadzenie do bazy danych dowolnych dokumentów wewnętrznych.

iP24/Dokumenty poprzez wykorzystanie wbudowanych funkcji elektronicznego zatwierdzania dokumentów, oraz ich dekretacji, umożliwia śledzenie stanu dokumentów i szczegółowe planowanie zakresu odpowiedzialności nad poszczególnymi projektami. Osoba na szczeblu menedżerskim ma do dyspozycji szereg narzędzi raportujących oraz funkcji związanych z czynnościami powiadamiającymi.

Każdy dokument zapisany w bazie danych aplikacji jest przyporządkowywany określonej osobie, która jest za ten dokument odpowiedzialna. Na etapie wprowadzania nowego dokumentu do bazy osobą odpowiedzialną jest najczęściej autor dokumentu bądź użytkownik wprowadzający dany dokument do systemu. Z oczywistych względów nie zawsze osoba dokonująca ewidencji danego dokumentu w systemie jest równocześnie osobą właściwą i kompetentną do realizacji spraw zawartych we wprowadzanym dokumencie. Moduł iP24/Dokumenty udostępnia funkcje dekretowania dokumentów, dzięki czemu dowolny dokument znajdujący się w formie elektronicznej w aplikacji może być przyporządkowany właściwym komórkom organizacyjnym przedsiębiorstwa oraz pracownikom odpowiedzialnym za załatwienie danej sprawy.

Dekretowanie dokumentów, podobnie jak ich zatwierdzanie, wymaga spełnienia jednego podstawowego warunku – dokumenty mogą być dekretowane tylko przez uprawnionych użytkowników, czyli uprawnionych pracowników firmy..

Kolejną funkcją realizowaną przez iP24/Dokumenty są powiadomienia. Dzięki powiadomieniom możliwe jest przekazanie konkretnym osobom informacji o danym dokumencie, niezależnie od zmiany statusu obiegu dokumentu. Moduł iP24/Dokumenty umożliwia na przykład dekretację dokumentu na jedną osobę i jednocześnie przesłanie stosownego powiadomienia innym pracownikom firmy.

Aplikacja zawiera kalendarz widoczny dla wszystkich użytkowników aplikacji. Uprawnienia do zamieszczania spotkań w ogólnym terminarzu mają użytkownicy modułu iP24/Dokumenty, którym administrator aplikacji nada odpowiednie uprawnienia. W dużych organizacjach można tworzyć kalendarze dla poszczególnych jednostek organizacyjnych.