Moduł iP24/Finanse pozwala na wdrożenie automatyzacji obiegu faktur kosztowych. Dostępna w module funkcjonalność przyjmowania faktur umożliwia wprowadzanie faktur przy pomocy skanera przemysłowego. W przypadku skanera przemysłowego faktury mogą być przesyłane w „paczkach”, a system rozdziela je na poszczególne faktury, które są następnie poddawane procesowi rozpoznawania treści (OCR).
W obu przypadkach wprowadzanie faktury składa się z trzech etapów – skanowania, rozpoznawania oraz weryfikacji. Etap weryfikacji przeprowadza upoważniony pracownik, który decyduje, czy dane z faktury zostały poprawnie przeniesione do systemu. Jeśli wymagane jest dokonanie poprawek lub uzupełnień to operacja ta jest elementem etapu weryfikacji.
Proces obiegu faktur przychodzących zawiera kolejno kroki weryfikacji merytorycznej, opisywania, dekretacji na konta kosztowe, akceptacji i płatności. Przebieg procesu może być modyfikowany w zależności od potrzeb klienta.
Organizacje wielooddziałowe mogą usprawnić obieg faktur poprzez wykorzystanie adresu poczty elektronicznej do przesyłania faktur w postaci zeskanowanej ze skanera przemysłowego lub jako załączników do poczty elektronicznej. Tak przesłane faktury będą przez system przetworzone i udostępnione upoważnionemu pracownikowi do weryfikacji.
Taką metodę przesyłania faktur można również udostępnić kontrahentom.
Moduł iP24/Finanse posiada również szereg standardowych funkcjonalności:
Wystawianie faktur sprzedażowych, korekt faktur sprzedażowych, not korygujących, generowanie raportów – wystawianie dokumentów sprzedażowych przy użyciu informacji teleadresowych zapisanych wcześniej w module kontrahentów.
- Prezentacja faktur sprzedażowych według: statusu, numeru, nabywcy.
- Zestawienie: faktur niezapłaconych, faktur wystawionych w bieżącym miesiącu, zestawienie roczne, dokumentów anulowanych.
- Możliwość generowania raportów i podsumowań.
- Automatyczna informacja o fakturach, dla których został przekroczony termin płatności.
Rejestracja faktur przychodzących – możliwość szybkiego wprowadzania do systemu faktur przychodzących, generowania z nich raportów i załączania obrazów oryginałów.
- Prezentacja faktur przychodzących według: statusu, numeru, sprzedawcy.
- Zestawienie: faktur niezapłaconych, faktur wystawionych w bieżącym miesiącu, faktur w trakcie weryfikacji OCR, zestawienie roczne, dokumentów anulowanych.
Rejestracja korekt faktur przychodzących – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR. Automatyczne powiązanie korekt z fakturami przychodzącymi.
- Prezentacja korekt faktur przychodzących według: statusu, numeru faktury.
- Zestawienia: niezapłaconych, zestawienie roczne.
Rejestracja not korygujących dla faktur przychodzących – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR. Automatyczne powiązanie korekt z fakturami przychodzącymi.
- Prezentacja not korygujących według: statusu, numeru faktury.
- Zestawienie roczne.
Rejestracja faktur pro forma – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR.
Rejestracja dokumentów WZ – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR. Automatyczne powiązanie dokumentów WZ z fakturami przychodzącymi.
- Prezentacja dokumentów WZ według: numeru WZ, numeru faktury, firmy.
Rejestracja rachunków – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR.
Tworzenie paczek przelewów – przygotowanie przelewów w formacie Elixir1 do automatycznego wprowadzania do systemów bankowych
Automatyczne wystawianie faktur – możliwość zdefiniowania automatycznej faktury wystawianej cyklicznie za daną usługę, dla danej firmy. W ramach zdefiniowanego cyklu generowana jest automatycznie faktura, która musi być jedynie zatwierdzona przed przesłaniem do klienta.
Zarządzanie płatnościami, kontrola kosztów – dzięki przypomnieniom i specjalnemu oznaczeniu w spisie dokumentów jesteśmy na bieżąco informowani o przekroczonych oraz zbliżających się terminach płatności. Możliwość tworzenia zestawień i raportów pozwala mieć stałą kontrolę nad dokumentami przekazywanymi do systemu finansowo księgowego.