Główne zalety iPartner24:
- Efekty w krótkim czasie
w ramach rozwiązania udostępniamy narzędzia, które pozwalają szybko usprawnić działania firmy, bez długiego procesu wdrożenia i wysokich nakładów finansowych. Usługa może być przystosowana do potrzeb Państwa firmy w kilka godzin i nie wymaga inwestycji w dodatkowy sprzęt, infrastrukturę, aktualizacje oprogramowania, czy personel IT.
- Intuicyjna obsługa
rozpoczęcie pracy w usłudze iPartner24 nie wymaga długiego i męczącego szkolenia pracowników. Dzięki przygotowanym przez nas materiałom oraz wsparciu technicznemu naszych specjalistów, opanowanie obsługi iPartner24 to kwestia godzin, a nie dni.
- Centralne repozytorium
praca na scentralizowanym systemie z jedną wspólną bazą firmowych danych, umożliwia ścisłą i bezproblemową współpracę bez względu na ilość pracowników i miejsce w jakim pracują. Usprawnia i przyspiesza to obieg dokumentów i informacji, zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy nią i kontrahentami.
- Pełne bezpieczeństwo
połączenia z serwerem chronione są 256-bitowym szyfrowaniem, serwer z danymi znajduje się w doskonale zabezpieczonym ośrodku, a rozbudowany system przydzielania uprawnień użytkownikom chroni dostęp do danych przed nieupoważnionymi osobami.
Główne funkcje iPartner24:
- Dostosowanie się do potrzeb firmy
Konfigurowanie usługi do potrzeb firmy – przy rozpoczęciu współpracy usługa iPartner24 może być dostosowana do potrzeb firmy. Forma menu, katalogi, segregatory, nazwy stanowisk, uprawnienia i dostępność modułów – wszystko to przygotujemy zgodnie z potrzebami firmy, jak również dajemy możliwość samodzielnej edycji.
Nieograniczona liczba użytkowników – usługa iPartner24 umożliwia stworzenie kont dla dowolnej liczby pracowników firmy, jak również zmianę ich liczby w trakcie trwania umowy, zgodnie z obowiązującym regulaminem i warunkami umowy.
Odzwierciedlanie struktury organizacyjnej firmy – możliwość zapisania aktualnej struktury organizacyjnej firmy, jej pracowników i przydzielenia obowiązków.
Definiowanie uprawnień pracowników, ograniczenie dostępu – Osoba uprawniona (właściciel, prezes) ma możliwość określenia uprawnień pracowników do dostępu do poszczególnych modułów i dokumentów. Dzięki temu np. do dokumentów kadrowych może mieć wgląd, oprócz prezesa, tylko pracownik działu kadr, do przedsięwzięć handlowych handlowcy i specjaliści ds. marketingu, a do modułu finansowego księgowy. Zwiększa to bezpieczeństwo poufnych danych, jak umowy handlowe, umowy o pracę, dokumenty dotyczące przetargów, czy negocjacji finansowych.
- Organizacja firmy
Akty założycielskie firmy – akt notarialny spółki, KRS (aktualny odpis), REGON, NIP i inne dokumenty zebrane w jednym miejscu i zawsze szybko dostępne.
Dokumenty zarządu – wszystkie dokumenty zarządu, z walnych zgromadzeń, przechowywane w uporządkowany sposób, zawsze dostępne dla uprawnionych pracowników.
Materiały marketingowe – papier firmowy, wzory ofert, prezentacje.
Procesy firmowe – szybki i łatwy dostęp do opisów przebiegu i bieżącego stanu wszystkich procesów firmowych.
- Zarządzanie sprzedażą. Baza danych kontrahentów
Baza danych firm i osób – baza kontrahentów oraz własnych pracowników. Możliwość szybkiego wprowadzania nowych firm, oddziałów, pracowników, osób prywatnych oraz grup dystrybucyjnych. Rozbudowany system wyszukiwania potrzebnych informacji według alfabetu, branż, kategorii, relacji, opiekuna, grupy etc. Łatwy dostęp do wszystkich dokumentów dotyczących wybranej firmy lub osoby.
Przedsięwzięcia handlowe – tworzenie zapisu procesu handlowego i późniejszy wgląd w jego przebieg i stan końcowy. Wszystkie dokumenty, wiadomości czy notatki związane z danym zadaniem są umieszczane w utworzonym dla niego przedsięwzięciu handlowym, dzięki czemu można je łatwo i szybko odszukać w bazie dokumentów. Mamy również możliwość oznaczania aktualnego stanu procesu sprzedaży (wstępny, potencjalny, zaawansowany, finalizowany, wygrany, przegrany).
Monitoring procesów sprzedaży, marketingu, obsługi klienta – kontrola i koordynacja pracy wielu osób związanych z danym przedsięwzięciem lub projektem jak np. kampania marketingowa. Uporządkowanie obiegu dokumentów i wiadomości z nim związanych.
Baza Produktów – umożliwia stworzenie bazy produktów, zawierającej takie dane jak: opis, cena, ilość. Tak zdefiniowany produkt możemy potem szybko umieścić na fakturze.
Korespondencja seryjna – umożliwia prowadzenie kampanii informacyjnych, rozsyłanie ofert, newsletterów lub korespondencji dotyczącej danego zadania wewnątrz grupy projektowej, poprzez wysłanie e-maila o takiej samej treści do zdefiniowanej grupy odbiorców.
Oferty – Koordynacja tworzenia dokumentów z ofertami biznesowymi oraz odbioru i przechowywania otrzymanych ofert. Kontrola obiegu dokumentów i wiadomości związanych z daną ofertą z uwzględnieniem daty powstania, statusu obiegu, osoby odpowiedzialnej, stanu realizacji, wartości potencjalnego kontraktu i prawdopodobieństwa jego realizacji.
Przetargi –Koordynacja przeprowadzania przetargów. Kontrola nad obiegiem dokumentów i wiadomości związanych z danym przetargiem, z uwzględnieniem daty rozpoczęcia, przewidywanego terminu zakończenia, stanu realizacji, statusu obiegu.
- Planowanie pracy, praca w zespołach
Planowanie pracy – możliwość tworzenia planu na konkretny dzień lub tydzień z wyszczególnieniem zadań i możliwością dodania notki informacyjnej.
Kalendarz osobisty i grupowy – kalendarz umożliwia tworzenie swojego planu na dzień, tydzień, miesiąc, jak również na kilka miesięcy do przodu. Istnieje też możliwość wglądu w kalendarze innych osób, jak również przydzielania im zadań na dany dzień, tydzień itd.
Informowanie o przydzielonych zadaniach – możliwość wpisywania przydzielonych zadań w kalendarze pracowników. Osoba, której przydzielono zadanie otrzyma przypomnienie w kalendarzu, z możliwością wyświetlenia w formie alarmu.
Automatyczne przypomnienia o zaplanowanych zadaniach – możliwość ustawienia przypomnień wraz z alarmem (wyskakujące na ekranie okno z treścią przypomnienia) o zaplanowanych zadaniach, spotkaniach itd. O swoich planach możemy również powiadamiać innych pracowników. Wtedy informacja np. o konferencji pojawi się z przypomnieniem u wszystkich poinformowanych pracowników.
Raporty z wykonania zaplanowanych zadań – wykorzystując dane wprowadzone do planu tygodniowego możemy generować raporty z wykonania przydzielonych zadań.
Organizacja pracy zespołów – możliwość przydzielania osób do danych zadań, bieżącego monitoringu stanu prac dzięki temu, że wszystkie dokumenty i korespondencja dotyczące danego zadania przypisane są do wcześniej zdefiniowanego przedsięwzięcia. Wszyscy pracownicy przydzieleni do danej grupy zadaniowej mają możliwość komunikowania się poprzez wiadomości seryjne (zdefiniowana grupa odbiorców tej samej wiadomości e-mail) oraz system powiadomień.
- Zarządzanie dokumentami
Baza dokumentów – dokumenty przechowywane są w segregatorach tworzonych odpowiednio do potrzeb danej firmy. Każdy dokument otrzymuje szereg dodatkowych atrybutów. Dzięki temu możemy w łatwy i szybki sposób wyszukać potrzebny dokument wg. typu, firmy, zadania, autora, daty utworzenia itp.
Bieżące porządkowanie dokumentów, korespondencji i kontaktów z klientami – Wszystkie dokumenty, e-maile, czy notatki o kontaktach z klientami są umieszczane w odpowiednich segregatorach założonych na potrzeby tej firmy i dostosowanych do sposobu jej pracy. Dzięki temu na bieżąco tworzymy bazę dokumentów, która ułatwi nam w razie potrzeby odnalezienie potrzebnych danych, lub zapoznanie się z przebiegiem procesu biznesowego.
Dekretacja, powiadomienie, zatwierdzenie – jednym kliknięciem przekazujemy zadanie osobie odpowiedzialnej za jego wykonanie (dekretacja), powiadamiamy osoby zainteresowane danym tematem (powiadomienie), lub wysyłamy dokument do zatwierdzenia przełożonemu (zatwierdzenie). Odbiorca otrzymuje wiadomość drogą e-mailową, zawierającą odnośnik do dokumentu, wiadomości, notatki.
- Finanse firmy
Faktury, raporty – wystawianie faktur przy użyciu informacji teleadresowych zapisanych wcześniej w systemie. Możliwość generowania raportów i podsumowań. Automatyczna informacja o fakturach, w których został przekroczony termin płatności.
Rejestracja faktur przychodzących – możliwość szybkiego wprowadzania do systemu faktur przychodzących, generowania z nich raportów i załączania skanów oryginałów.
Automatyczne wystawianie faktur – pozwala zdefiniować automatyczne faktury wystawiane cyklicznie za daną usługę, dla danej firmy. Dzięki temu co miesiąc otrzymamy automatycznie wystawioną fakturę, którą musimy jedynie zatwierdzić i przesłać do klienta.
Zarządzanie płatnościami, kontrola kosztów – dzięki przypomnieniom i specjalnemu oznaczeniu w spisie dokumentów jesteśmy na bieżąco informowani o przekroczonych oraz zbliżających się terminach płatności. Możliwość tworzenia zestawień i raportów pozwala mieć stałą kontrolę nad dokumentami przekazywanymi firmie księgowej.
- Kadry
Karty pracowników – automatyczne karty pracowników dające możliwość stworzenia bazy pracowników firmy. Wszystkie dokumenty związane z danym pracownikiem (np. umowa o pracę, zaświadczenia lekarskie, zwolnienia, wnioski o urlop lub podwyżkę) są powiązywane z jego kartą pracownika.
Automatyczne formularze o urlop, delegację, zwolnienie lekarskie – automatyczne formularze pozwalające wysłać np. wniosek o urlop do akceptacji przez przełożonego. Formularze jednocześnie wyliczają ile danemu pracownikowi przysługuje dni urlopu. W ten sam sposób rozliczane są delegacje i zwolnienia lekarskie.
Rekrutacja – możliwość utworzenia specjalnego segregatora dla potrzeb rekrutacji na poszczególne stanowiska z podsegregatorami na CV rozpatrzone pozytywnie, negatywnie i niepewne. Dzięki temu nawet przy ogromnej ilości kandydatów proces będzie uporządkowany i będzie mógł przebiegać szybko i sprawnie.
- Zakupy
Zgłoszenia zakupowe – osoba potrzebująca dokonać firmowego zakupu wypełnia “Zgłoszenie zakupowe”, które zostaje automatycznie przesłane do osoby odpowiedzialnej za zatwierdzanie firmowych wydatków, po czym następuje wybór najlepszej oferty i realizacja.
- Biblioteka wzorów dokumentów
Baza wzorów ponad 300 dokumentów stosowanych w firmie – Baza wzorów dokumentów podzielona jest na następujące kategorie: Dostawcy (zamówienia, zapytania ofertowe, protokoły wyboru ofert), Finanse i Księgowość (wzory dokumentów kasowych, faktur, poniesionych wydatków), Infrastruktura firmy (dokumenty dotyczące np. inwentaryzacji), Kadry (umowy o pracę, bhp, rekrutacja, czas pracy. Specjalnym dodatkiem są karty stanowiskowe opisujące wybrane stanowiska pracy.), Organizacja firmy (akty założycielskie, dokumenty zarządu, regulaminy), Umowy (umowy z dostawcami, klientami i partnerami biznesowymi). Dokumenty dostępne w dwóch formatach: edycyjnym oraz PDF.
Wzory kart stanowiskowych – opis stanowisk oraz wymagań dla danego stanowiska, przygotowany dla dwóch rodzajów firm: zatrudniających do 10 pracowników oraz powyżej 10 pracowników. Karty stanowisk m.in.: Prezes; Członek zarządu; asystentka; pełnomocnik SZ; specjaliści ds. sprzedaży, zakupów, IT, BHP; kierownicy ds. zaopatrzenia, marketingu, usług, logistyki, handlu, finansów, administracji.
- Bezpieczeństwo
Dostęp przez unikalny login i hasło – każdy użytkownik otrzymuje login i sam ustala hasło, które musi spełniać wymogi bezpieczeństwa. Hasło zna tylko jego właściciel i nie mają do niego dostępu również nasi pracownicy.
Szyfrowanie połączeń do serwera (SSL) – połączenia z serwerem chronione są 256-bitowym szyfrowaniem, gwarantującym pełne bezpieczeństwo.
System przydzielania uprawnień – możliwość odczytu i redagowania nawet na poziomie pojedynczego dokumentu, regulowane są przez system przydzielonych pracownikom uprawnień.
Zabezpieczenie danych – codzienne tworzenie kopii zapasowych bazy danych firmy.
Serwer z danymi w zabezpieczonym ośrodku – serwery zlokalizowane są w ośrodku zbudowanym z wykorzystaniem technologii gwarantującej bezpieczeństwo na wypadek pożaru i zalania wodą. Ośrodek posiada dwa niezależne źródła zasilania energetycznego, oraz generator na wypadek całkowitego zaniku zasilania. Dodatkowo zapewniona jest fizyczna ochrona przed niepożądanym dostępem osób trzecich oraz zabezpieczenie przed próbami niepożądanego dostępu z sieci.