Urząd2020 to system do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który powstał specjalnie z myślą o jednostkach samorządu terytorialnego: urzędach gmin, związkach międzyregionalnych, organach powiatu i organach samorządu województwa. Urzędy jest zgodny z obowiązującą instrukcją kancelaryjną oraz innymi, obowiązującymi przepisami.
Urząd2020 funkcjonuje pod przeglądarką internetową, w sposób odwzorowujący ścieżki obiegu dokumentu w urzędzie, dzięki czemu umożliwia zastąpienie systemu tradycyjnego (w formie papierowej) systemem elektronicznym.
Urząd2020 jest dostępny także na urządzeniach mobilnych. Dzięki szyfrowanemu połączeniu i protokołowi https dane są dobrze zabezpieczone przed dostaniem się w niepowołane ręce.
System Urząd2020 zapewnia:
- monitorowanie efektywności pracy urzędu dowiedz się więcej o monitorowaniu efektywności pracy
- wsparcie procesu planowania, monitorowania oraz realizacji budżetu dowiedz się więcej o Monitorowaniu Wykonania Budżetu
- płynne zarządzanie nieobecnościami pracowników urzędu wynikającymi z urlopów, zwolnień chorobowych, delegacji
- wsparcie procesu oceny pracowników
- tworzenie, dystrybuowanie i zarządzanie całością dokumentacji jakościowej
- wysyłanie automatycznych wiadomości sms informujących o przebiegu danej sprawy
- generowanie etykiet z kodem kreskowym, ułatwiającym znalezienie dokumentu
Łatwy w obsłudze, intuicyjny interface systemu Urząd2020 pozwala na:
- rejestrowanie przesyłek ze skrzynki podawczej E-PUAP, poczty e-mail lub wpływającej do urzędy w postaci tradycyjnej
- błyskawiczny wydruk potwierdzenia przyjęcia dokumentu
- dostęp do zarejestrowanych dokumentów za pośrednictwem przejrzystego systemu nawigatorów i widoków
- dekretację dokumentów oraz spraw na innych pracowników urzędu, a także na akceptację jedno i wielostopniową
- klasyfikację i kwalifikację dokumentów oraz spraw zgodnie z aktualnym rzeczowym wykazem akt RWA
- prowadzenie rejestrów przesyłek wpływających oraz wychodzących
- znaczne skrócenie dostępu do poszukiwanych informacji i dokumentów
- tworzenie i wydruk raportów oraz wprowadzenie własnych szablonów dla nowych typów przesyłek
- automatyczne przekazywanie statusu załatwianych spraw do biuletynu informacji publicznej Urzędu.
Dzięki Urząd2020 każde pismo, które trafia do urzędu jest skanowane, odpowiednio rejestrowane i wprowadzone w elektroniczny obieg. Następnie jest rozpatrywane przez poszczególne wydziały urzędu bez potrzeby drukowania. Oszczędza to czas i pieniądze, bo nie trzeba już gromadzić kopii dokumentacji spraw w wielu podręcznych segregatorach, a czas od złożenia pisma do jego rozpatrzenia oraz udzielenia odpowiedzi znacznie się skraca.
System Urząd2020 pozwala na wielokrotną dekretację dokumentów oraz spraw.
Do każdego dokumentu utworzonego w Urzędu automatycznie tworzona jest historia. W historii rejestrowane są wszystkie działania na dokumencie dokonane przez użytkowników systemu. Każdy wpis do historii zawiera informację kto, kiedy i co zrobił w danym dokumencie oraz ewentualny komentarz użytkownika.
Istnieje także możliwość poinformowania o dokumencie osobę lub grupę osób, w efekcie osoby powiadamiane zostaną dopisane do czytelników dokumentu, w a ich skrzynkach pocztowych znajdzie się powiadomienie z linkiem do dokumentu.
Na etapie wdrażania systemu zawartość słownika RWA jest weryfikowana i dostosowywana szczegółowo do potrzeb urzędu. Administrator ma możliwość aktualizacji słownika podczas eksploatacji systemu.
System jest zgodny z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi znakowania nowo powstałych spraw, pozwala także na wydzielanie spraw i tworzenie oddzielnych spisów. Ustalanie końcowych kwalifikacji archiwalnych odbywa się automatycznie.
W Urząd2020 można w prosty sposób tworzyć korespondencję wychodzącą w powiązaniu z daną sprawą – pracownik merytoryczny tworzy w Urząd2020 nową formatkę, która zawiera treść pisma wychodzącego oraz najistotniejsze informacje o tym dokumencie. Jest możliwość skorzystania z szablonów korespondencji.
Przed przekazaniem dokumentu do wysyłki w Urząd2020 jest możliwe wydrukowanie kopert oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru (system jest w stanie automatycznie wykonać taką czynność dla zaznaczonych przez użytkownika dokumentów). Automatycznie generowana jest także książka pocztowa.